Servizi digitali, pratiche online, utenti in smart working, contatti al sito e nuovi portali: una ‘nuvola’ digitale che ha portato il Comune di Firenze a un boom digitale del +559%. 

Per quanto riguarda i servizi ‘top’ del Comune, infatti, si passa da una media di 216 pratiche gestite al giorno, circa 200 per certificati online, 250 per attestazioni educative e 200 per pubbliche affissioni, a una media di 1424 pratiche al giorno gestite nella fase di emergenza, ad esempio 1191 per buoni spesa e 1657 per mascherine. 

Questo ha portato al passaggio da 40 a 2mila lavoratori in smart working: l’intera macchina comunale ha subito una profonda e rapidissima trasformazione. L’utilizzo della piattaforma di collaborazione a distanza è passato da un numero medio giornaliero di circa 150 utenti distinti, valori del mese di gennaio-febbraio, agli oltre 600 registrati nelle prime settimane di aprile. E mentre nel back si è riassestata l’intera macchina comunale, il front-office si è modificato nel senso che gli sportelli al pubblico sono stati pressoché chiusi, tranne quelli per servizi essenziali di persona, e si è massimizzato l’uso del canale digitale.

Da un confronto fra marzo 2020 e marzo 2019 si notano alcune differenze sostanziali: un calo di circa il 27% degli accessi globali, dovuto alla chiusura fisica e digitale di molti servizi pubblici; un +17% dei pagamenti elettronici online; aumento delle telefonate al call center, ben 38.588 pari a +7%.

L’analisi dei dati degli operatori mobili e del WiFi cittadino per gli spostamenti in città ha permesso di monitorare il calo di presenze nei parchi cittadini fino alla determinazione della chiusura totale dei parchi stessi. In particolare gli uffici si sono concentrati sui dati delle presenze e degli spostamenti delle persone, rilevati attraverso gli spostamenti fra celle telefoniche e tramite lo spostamento fra gli hot spot wifi pubblici. L'analisi di tali dati ha permesso di capire "dove" la gente si stesse muovendo a Firenze e a programmare meglio le attività di controllo della Polizia Municipale.

Sulle statistiche del portale open data del mese di marzo si nota che il dataset più scaricato è stato quello delle farmacie di turno, con 118 download.

“La rilevanza dei sistemi digitali in questo periodo ha permesso all’amministrazione di andare avanti con i servizi e nel lavoro quotidiano e di emergenza - ha detto l’assessore all’Innovazione digitale e ai Sistemi informativi Cecilia Del Re - Dallo smartworking al portale Le Botteghe di Firenze, fino al boom di click per il portale dei buoni spesa e all’utilizzo dei dati wifi per monitorare le presenze in città, una enorme mole di attività non visibile ha consentito e consente alla macchina di erogare servizi ed essere vicini alla cittadinanza. Un lavoro che resterà anche in futuro: questa emergenza ha portato ancora più in luce l’importanza delle nuove tecnologie per l’amministrazione pubblica in termini di efficienza e capacità di rispondere alle esigenze della popolazione ed anche del personale del Comune”. 

L’operazione più grossa è stata l’attivazione dello smart working per il Comune di Firenze: tanto per dare un’idea, fino all’emergenza Coronavirus si erano inviati in totale 40 dipendenti dotandoli di idonee strumentazioni, mentre in tre settimane si sono attivati 568 dipendenti con funzioni “full” e 543 utenti con funzioni base. Ciò ha richiesto un enorme lavoro di preparazione e configurazione di reti e postazioni in sicurezza, con una media di 35 postazioni preparate al giorno.

Si sono connessi in tempo reale alla rete virtuale del Comune (Vpn) e serviti simultaneamente oltre 590 utenti da casa, rispetto a un valore medio simultaneo che raggiungeva al massimo le 20 connessioni in parallelo, con un incremento del +2505% in un mese.

Sono poi nate due iniziative per la cittadinanza, la prima è stata il portale web e database su mappa www.lebotteghedifirenze.it, con oltre 106mila contatti e oltre 500 esercenti registrati in 20 giorni di esercizio fra alimentari, farmacie, edicole, librerie e altro. La seconda iniziativa è stata ‘Firenzebuonispesa’, il portale web per la gestione dell’erogazione di oltre 2milioni di euro di buoni spesa per nuclei familiari aventi diritto, che ha totalizzato 6.350 richieste online dal servizio digitale, e 4.360 prenotazioni online di ritiro dei buoni spesa pervenute in una settimana.

Infine, per recuperare i cittadini che non hanno ancora ricevuto le mascherine è stato lanciato un semplice form web che ha già registrato richieste di quasi 1000 mascherine da 500 persone.